Как сохранить электронные письма в формате PDF за 3 простых шага

Электронная почта является одним из лучших и наиболее безопасных способов связи. Их, без сомнения, легко и быстро использовать, особенно в отношении доступа к информации, содержащейся в электронных письмах. По этим и другим причинам большое количество людей во всем мире предпочитают взаимодействовать и сохранять информацию по электронной почте. Они безопасны, быстры и легко доступны, так почему бы и нет?

Но что, если бы существовал более безопасный и даже более простой способ сохранения электронной почты? Способ, который экономит время, пространство и даже повышает безопасность. Профессионалы обнаружили, что распространение секретной информации через Интернет с использованием файлов в формате переносимых документов (PDF) является безопасным и удобным способом объединения электронных писем.

Сохранять электронные письма в формате PDF еще никогда не было так просто благодаря расширению cloudHQ. Это сократило время и повысило безопасность. Теперь у него есть вариант компактного PDF, который удаляет любую ненужную информацию, такую ​​как подписи электронной почты и разрывы страниц, делая данные менее громоздкими. Более 100 000 человек используют расширение каждый день, и ему доверяют такие компании, как Twitter, Uber и Airbnb, и это лишь некоторые из них.

Представляем функцию компактных PDF-файлов

Когда CloudHQ впервые представила сохранение электронных писем в формате PDF, это был большой шаг вперед, но на этом они не остановились. Их цель – обеспечить большую легкость и простоту конвертировать Gmail в PDF привели их к тому, что у них есть сейчас — анонсу новой функции и улучшения, которыми они просто не могли дождаться, чтобы поделиться ими — компактными PDF-файлами.

Компактный PDF, как следует из названия, уменьшает избыточную информацию в содержимом PDF. Это включает в себя подписи электронной почты, разрывы страниц и другую повторяющуюся информацию, которая не является необходимой для ветки электронной почты или ее вложений.

Как вы можете видеть (как показано справа), в документе, сохраненном в компактном формате PDF, удалены все посторонние материалы, такие как подписи, цитаты, разрывы страниц и избыточная информация, оставлена ​​только основная информация. Учитывая объем электронных писем, которые люди получают ежедневно, компактная версия электронных писем в формате PDF оказалась необходимой.

Преимущества компактных PDF-файлов

Одним из наиболее очевидных преимуществ является то, что компактный PDF-файл имеет меньший размер. Если вы не уверены, почему вам следует использовать компактный PDF-файл или как он вам поможет, рассмотрите следующие три преимущества компактных PDF-документов для резервного копирования электронной почты.

Удаление постороннего материала

Более длинные PDF-файлы с тысячами страниц не требуют дополнительной информации для их увеличения. Не только неудобно читать повторяющиеся материалы, но и человек, который читает или печатает ваш PDF-файл, может взимать с вас плату за страницу (например, юридические конторы). Будьте кратки и лаконичны, а количество оплачиваемых часов должно быть минимальным.

Компактность для более эффективного сотрудничества

PDF-файлы легче читать и понимать, что позволяет коллегам быстрее общаться. С другой стороны, раздутые файлы загружаются дольше, их перемещение по сети замедляется, а их открытие и чтение получателем занимает еще больше времени.

Позаботьтесь об окружающей среде

Длинные PDF-файлы никогда не следует печатать ни в каком контексте. Удаляйте разрывы страниц и подписи электронной почты, чтобы помочь сохранить деревья и заботиться об экологии. Особенно это касается длинных судебных документов.

Как сохранить электронные письма в формате PDF с помощью функции компактного PDF

У меня есть несколько официальных электронных писем. Итак, я буду использовать это в качестве примера, чтобы показать вам, как сохранить их все в один PDF-файл, а не печатать их по одному.

• Я начну с выбора писем, которые я хочу преобразовать в PDF, а затем нажму кнопку «Сохранить в».
• Затем выберите «Сохранить в PDF» в раскрывающемся меню.

• Появится окно параметров «Преобразовать Gmail в PDF», где вы увидите функцию «Компактный формат». Выберите его.

• Нажмите “Начать преобразование”.

После завершения преобразования вы можете рассчитывать на чистую, не загроможденную версию вашего документа, содержащую только самую важную информацию.

Я экономлю бумагу, время и деньги, используя функцию компактного формата, которая предлагает мне только ту информацию, которая мне нужна. Теперь у меня есть все, что мне нужно для оформления юридических документов. Документ без новой компактной функциональности находится справа, а компактная версия — слева.

В среднем вы можете ожидать сокращения длины документа на 20%, что является существенной разницей, особенно если ваши документы длинные.

Использование этой функции

Расширение cloudHQ для преобразования Gmail в PDF простое и подходит для всех, например:

Риелторы

Все электронные письма, связанные с транзакциями продаж, должны быть объединены и загружены в SkySlope или другую CRM.

Адвокаты и другие профессиональные юристы

Сохраняйте, упорядочивайте и сортируйте все свои электронные письма в один PDF-документ, который затем можно отправить в суд. Используя Clio или аналогичную CRM, объедините множество электронных писем в один PDF-файл.

Лидеры команд и менеджеры проектов

Отслеживайте все электронные письма проекта, архивируя их как один PDF-файл. Настройте автоматическое сохранение ярлыков Gmail, содержащих электронные письма, связанные с проектом, на общий диск Google для совместной работы.

Предприниматели

Соберите все квитанции по электронной почте и отсортируйте их по дате, клиенту и так далее. Вся переписка с вашими клиентами должна храниться у независимых подрядчиков.

Буквально любой

Любой, кому необходимо сохранять и архивировать важные сообщения электронной почты, может использовать расширение cloudHQ.

Вот как вы можете сохранить все свои важные электронные письма в формате PDF, используя эту простую в использовании функцию. Чтобы узнать больше таких советов и рекомендаций, следите за обновлениями!